就業規則の実務　～作成・届出・周知～

【就業規則の作成義務】

　まずは就業規則の作成についてご説明致します。就業規則は各企業の個々の判断で作る、作らないを決めるものではありません。労働基準法 第８９条において、以下のように規定がなされています。

「第八十九条　常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない」

このように労働者が１０名と言う基準が明確に示されています。（こちらは会社単位でなく、各事業所単位での人数を指します）ここで言う「労働者」とは、正社員だけを指すと誤解されているケースも散見されますが、正社員だけでなく、契約社員・パートなども含む点に注意が必要です。（派遣会社から受け入れている派遣社員や業務委託先の委託社員については、先方が雇用している労働者となりますので、ここに言う労働者からは除かれます）また、「常時」という言葉があるように、繁忙期だけの期間限定で働く労働者については原則的に常時にはあたりません。なお、仮に１０人未満の会社が就業規則を作成したとしても、何ら問題はありませんし、近年では会社と労働者とのトラブルを避けるためにも、１０人に満たずとも就業規則を作るような事例も見られます。そして作成した就業規則は、労働者代表の意見書を添付し、事業場の管轄となっている労働基準監督署へと提出（届出）をおこないます。

【就業規則の周知が必要】

ここからが今回の本題となりますが、労働基準監督署への届出をした状態で終えてしまっているケースが多く見受けられますが、実はこの状態はリスクのある状態と言えます。実は就業規則は届出だけでなく、事業場において就業規則を従業員へ周知する必要があるとしており、労働基準法第１０６条にて「使用者は、就業規則を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、または備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によって、労働者に周知させなければならない」として定められており、いずれかの方法を講じる必要があります。

①     常時各事業場の見やすい場所に掲示し、または備え付けること

事業所のわかりやすい場所や休憩スペース・更衣室など、その事業所の従業員が、誰でも手に取れるような場所に掲示または置いておく方法です。本社だけでなく、支店、店舗、工場などそれぞれの事業場にて対応しておく必要があります。

②     書面を交付すること

就業規則のコピーを従業員に渡す方法です。もちろんペーパーレスの時代となってきているだけに電子データによる送付であっても良いでしょう。ただし、この場合には従業員が外部へ持ち出しやすくなるため、会社において外部へ漏洩がないように気を遣う必要が生じます。

③     磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずるものに記録し、かつ各作業場に従業員が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する

現代で主流になりつつあるグループウェア（企業などの組織に所属する人々のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を推進するためのソフトウェア）や社内サーバーを用いて、電子データで保存（記録）し、従業員がいつでもアクセス閲覧できるようにしておく形です。現在はこの形が非常に多くなっていると言えます。ただし前項と同様に漏洩に注意が必要となります。

このあたりの周知の方法については、自社の状況に合わせてベストなものを選択すると良いでしょう。なお、一部の従業員だけに周知されているような形や、口頭の説明のみで書面やデータが閲覧できないような形の場合には、「周知」されているとは言えませんのでご注意下さい。

なお、就業規則の周知の方法については、入社初日のオリエンテーションで入社してきた社員に知らせたり、厚生労働省が推奨しているように「労働条件通知書（または労働契約書）」の中に、その内容を示しておくと良いでしょう。 

【周知をしないことのリスク】

　ここまで述べてきた通り、就業規則には「届出」と「周知」と言う２ステップがあることをご理解いただけたことと思います。では、実際に就業規則はどちらの段階から効力が発生するのでしょうか。これについては労働基準監督署への届出と勘違いされていることも多いのですが、実は「周知」をおこなうことによって、その効力が発生します。そのため届出だけ完了して、周知を怠っていた場合、過去の裁判例を見ても周知がされていなかったことで、企業側の取扱いが認められなかった判例もあります。

具体的には会社が就業規則に基づいて従業員を懲戒解雇したのですが、労働基準監督署への届出が直前だったこともあり、従業員への周知がおこなわれていませんでした。最高裁判所は「就業規則が法的規範としての性質を有するものとして、拘束力を生ずるためには、その内容を適用を受ける事業場の労働者に周知させる手続きが採られていることを要する」と触れ、判決を下しました。

この判例からもわかるように、就業規則の内容はもとより届出だけでなく、「周知」がなされていることがとても重要性であることを、ご理解いただけるかと思います。忘れずに従業員へ「周知」をするようにしましょう。

【まとめ】

　せっかく作成した就業規則も肝心な周知をしなければ、いざという時にその効力を発揮することができません。会社と従業員のトラブルはある日突然に起きます。その際に就業規則が無効となってしまっては、企業防衛が困難になることもあり得ます。きちんと届出だけでなく周知を行いましょう。